Dématérialisation et fiabilité des copies numériques

Dématérialisation et fiabilité des copies numériques

Des évolutions récentes dans les législations de plusieurs pays de l’Union Européenne permettent maintenant d’envisager la dématérialisation des documents papiers sous une forme numérique sans que la notion de « copie fidèle » soit aliénée. En vertu de quoi la notion de valeur probatoire est maintenant portée par la copie numérique de la même façon qu’elle était portée naguère exclusivement par l’original papier.

Il s’agit de toute évidence d’une évolution majeure qui va enfin permettre une transition numérique et la réduction progressive des volumétries d’archivage papier conservées par les entreprises.

Les procédés précis de reproduction sont cependant fixés par des textes nationaux et non pas par un règlement européen. Ce qui signifie que les processus de dématérialisation ne sont pas transposables d’un pays à un autre.

A propos des textes français :

Selon le décret d’application, la copie fiable en France requiert plusieurs dispositions:

  • Que la fidélité de la copie soit attestée par un procédé d’empreintes numériques;
  • Que la conservation ne puisse pas permettre d’altérer l’information;
  • Que la traçabilité de la numérisation et la démonstration de l’intégrité perdurent sur toute la période conservation.

Vous pouvez utiliser la norme NF Z42-026 comme guide méthodologique pour créer des copies fidèles. Mais n’omettez jamais de vérifier que votre approche est fiable avant de prendre la décision de détruire le papier.

Le socle d’archivage Arcsys dispose nativement des fonctionnalités qui permettent la conservation des copies numériques fidèles sur une plate forme technique unifiée à toutes les informations engageantes de l’entreprise.

 

France: Article 1379 du C.C. et décret n°1673 du 5 décembre 2016;
Belgique: Article 1334 du C.C et loi du 26 juillet 2016;
Luxembourg :Loi du 25 juillet 2015.

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