Dans les entreprises, de nombreux documents nécessitent d’être répertoriés, conservés et classés pendant de longues périodes pour permettre de prouver le respect des obligations règlementaires mais aussi la bonne foi, le respect de bonnes pratiques que ce soit avec l’administration, avec un client ou un fournisseur. Ces documents sont couramment appelés « Documents engageants ».
La solution d’archivage à valeur probatoire Arcsys prend en charge, durant la totalité du cycle de vie d’un document engageant, son classement, son intégrité, sa traçabilité et son authenticité de telle sorte qu’il ne fasse aucun doute que le document soit un original et qu’il soit parfaitement opposable.
Classement
Arcsys permet de mettre en place une structure logique et hiérarchique de tous les documents que les entreprises produisent ou reçoivent dans le cadre de leurs activités afin de garantir l’efficacité de recherche et la gestion des droits d’accès et le mise en place de règles de gestion.
Gestion des accès
Chaque utilisateur dispose (ou pas) des droits permettant d’accéder aux différentes catégories de documents.
Classes de service
D’un point de vue gestion, chaque document appartient à une catégorie (ou classe) qui lui assigne automatiquement des règles concernant les durées de conservation, les performances, le stockage, la disponibilité, la destruction, l’indexation, les contrôles à opérer, etc.
Valeur probatoire
La valeur probatoire peut être gérée en classe de service permettant de définir des caractéristiques variables à chaque typologie de documents en matière de signature et d’horodatage. L’imputabilité et la traçabilité sont des pratiques systématisées.
Preuve
Arcsys gère un dossier de preuve pour chaque document permettant ainsi de prendre connaissance a posteriori de tous les évènements détaillés survenus au cours de la conservation du document.
Performances
Le système est modulable au niveau de l’architecture technique permettant de mettre en œuvre les niveaux de stockage, de performances et de disponibilité nécessaires.