Dématérialisation et fiabilité des copies numériques

Des évolutions récentes dans les législations de plusieurs pays de l’Union Européenne permettent maintenant d’envisager la dématérialisation des documents papier sous une forme numérique sans que la notion de « copie fidèle » soit aliénée.

La France a rejoint quelques pays précurseurs dans lesquels la notion de valeur probatoire est portée par la copie numérique de la même façon qu’elle était portée naguère exclusivement par l’original papier.

Transition numérique

Il s’agit de toute évidence d’une évolution majeure qui va enfin permettre la transition numérique et la réduction progressive des volumétries d’archivage papier conservées par les entreprises.

Uniformisation en Europe

Les procédés précis de reproduction ne sont cependant pas établis par un règlement européen, ce qui aurait permis l’unification européenne des pratiques, mais sont fixés par des textes nationaux. Ce qui signifie que les processus de dématérialisation ne sont pas transposables d’un pays à un autre.

Les dispositions requises

Selon le décret d’application, la copie fiable en France requiert plusieurs dispositions:

  • Que la fidélité de la copie soit attestée par un procédé d’empreintes numériques;
  • Que la conservation ne puisse pas permettre d’altérer l’information;
  • Que la traçabilité de la numérisation et la démonstration de l’intégrité perdurent sur toute la durée de conservation.

La norme française NF Z42-026

Vous pouvez utiliser la norme NF Z42-026 comme guide méthodologique pour créer des copies fidèles. Mais n’omettez jamais de vérifier que votre approche est fiable avant de prendre la décision de détruire le papier.

Conformité Arcsys

Le socle d’archivage Arcsys dispose nativement des fonctionnalités qui permettent la conservation des copies numériques fidèles sur une plateforme technique unifiée à toutes les informations engageantes de l’entreprise.

Textes applicables

  • France: Article 1379 du Code Civil, décret n°1673 du 5 décembre 2016, norme NF Z42-026
  • Belgique: Article 1334 du Code Civil et loi du 26 juillet 2016
  • Luxembourg: Loi du 25 juillet 2015

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