Arcsys permet de concevoir un entrepôt unifié de toutes les archives de l’entreprise qui structure règles de gestion, valeur juridique, capacité de classement et droits d’accès.
Un service de conservation unifié permet de centraliser toutes les règles de gestion et de conservation au sein d’un même outil. Il s’agit d’un outil au service de l’entreprise utilisé à des fins patrimoniales, techniques ou juridiques (conformité aux obligations).
Types de données
N’importe quelle typologie de données est acceptable pour constituer une Archive (documents ou données, appelés Objets), quel que soit le format, la taille (sans limitation) ou sa structure (provenance hétérogène, données chiffrées, documents composites, etc.
Règles de gestion
Chaque flux entrant peut disposer de ses propres règles de gestion : Durée de conservation, Contrôles à effectuer, Classement, Disponibilité, Supports et lieux de stockage, Indexation, Destruction. Les administrateurs centraux organisent ces règles en cohérence avec les besoins de l’entreprise et les affectent à chacune des «Collections».
Droits d’accès
Il est possible de définir ce que chaque utilisateur (ou groupe d’utilisateurs) est autorisé à faire sur une typologie d’archives.
Il est également possible au niveau administration de définir ce qu’un administrateur est autorisé à administrer. En aucun cas, le fait d’administrer sous-tend d’accéder aux informations archivées.
Indexation
Il existe une possibilité d’indexation par mots-clés (métadonnées métiers) et/ou une indexation plein texte. Des métadonnées techniques sont automatiquement capturées par le système.
Contrôle de conformité
Des contrôles peuvent être paramétrés pour vérifier que la conformité aux règles établies est respectée (contrôle d’intégrité, contrôle d’indexation, contrôle de format, etc).
Des opérations de Transformation des objets peuvent être réalisées (ex : une conversion de format est une des transformations possibles).
Classement
Les archives sont organisées en arborescence sur laquelle les utilisateurs disposent de droits d’accès, ou pas.
Interfaces graphiques
Les recherches et la visualisation des archives s’effectuent à partir d’un web client léger sur la base des Plans de Classement et de l’indexation apposée à chaque typologie d’archives. Des Webservices permettent l’intégration des services offerts à des applicatifs métiers.
Valeur probatoire
Des classes de service permettent de définir des niveaux de valeur probatoire à tout ou partie des contenus.
Coût de la solution
Plusieurs de nos clients principaux nous ont fait part de leur certitude d’obtenir avec nos solutions, les archives les moins chères du marché. Cela tient aussi au fait que nous sommes capables de réduire de manière drastique les coûts d’infrastructure.